Factura en Excel (Simple)

El objetivo de este artículo es la de crear un Gestor de Facturación, vamos a analizar cómo construir una aplicación que a primera vista parece compleja pero realmente es bastante simple con los conocimientos que ya hemos estado viendo.

El método clásico de facturación es a través de un talonario pero hoy en día se usan también medios digitales, por lo que tenemos facturas generadas a través de una computadora que luego la podemos imprimir o enviar por correo directamente.

La factura (invoice: en inglés) es algo muy utilizado por las empresas. En empresas grandes tienen programas (software) especializados, también los hay para medianas  y pequeñas pero son menos complejos.

La idea nuestra es siempre crear algo sencillo que lo podamos usar en nuestro pequeño negocio o micro emprendimiento.

Click en la imagen para ver el video o en este link.

Dependiendo del país puede variar el contenido en cuanto a formato  y cantidad de elementos pero en general el contenido mínimo es el mismo. También puede variar los requisitos para poder emitir facturas o no. En general hay que cumplir con ciertos requisitos de acuerdo al sistema tributario que se utilice. En este artículo suponemos que podemos crear una factura de acuerdo a nuestra comodidad y con el formato que nos gusta.

 A continuación listamos algunos de los elementos que puede poseer la factura:

·         Empresa que emite la factura.

·         Empresa a quién se hace la factura, o empresa a la cual se facturara.

·         Logo de la empresa

·         Eslogan: Dicho de la empresa

·         Numero de factura

·         Fecha de facturación.

·         Código de barras

·         Tipo: A, B, C,...,Z.

·         Lista de Elementos

·         Subtotal: sin impuestos

·         Total con IVA

·         Total con otros impuestos

·         Algún sello, etiqueta o código del ente recaudador de impuestos que abale la legalidad de la factura.

·         Total

·         Total en letras

El sistema de facturación puede contener además:

·         Lista de clientes.

·         Lista de productos o servicios. Itemizado.

·         Registro de facturas

·         Imprimir Factura.

·         Estadísticas e informes.

Estos son algunos de los elementos, cuando mas elementos tiene  la aplicación es más compleja.

Elementos básicos de la factura:

1. Empresa emisora: es la entidad que emite la factura, en este caso “Nuestra Empresa”. Esto viene acompañado del nombre o razón social de la empresa, y de una clave de identificación tributaria.
2. Empresa Receptora: es a la empresa a quién se factura.  Debe contener al igual que el anterior el nombre  o razón social de la empresa y la clave de identificación tributaria.
3. Logo: Puede ser solo el nombre de la empresa o el logo de fantasía.
4. Eslogan: no es tan importante pero puede aparecer el eslogan.
5. Numeración de la factura: es muy importante, es el número de la factura, es correlativo. No hay dos facturas iguales.
6. Fecha de Facturación: también es muy importante, es el día para el cuál se facturo. Muchas veces de esto depende el pago de dicha factura porque en general tiene un tiempo de vencimiento para pagar.
7. Código de barras: no es tan importante, es para simplificar el ingreso de facturas con un sistema lector de barras.
8. Tipo de factura: dependiendo de la razón social de quién factura y  a quien se factura podemos tener A, B, C, etc. Por ejemplo: responsable inscripto a consumidor final, etc.
9. Lista de Elementos: es la lista de elementos de los productos o servicios que se facturan.
10. Subtotal sin impuestos: Es la suma de los costos de todos lis ítems de la factura sin impuestos.
11. Total con impuestos: se agrega el impuesto a valor agregado (IVA) que depende de cada país. Es un porcentaje del subtotal.
12. Total con otros impuestos: pueden existir otros impuestos o retenciones dado en un porcentaje del total con IVA o el total sin IVA.
13. Etiqueta del ente recaudador: el ente recaudador puede requerir dimensiones para la factura, así como los elementos mínimos. Además si permite la emisión en papel de este tipo de facturas debe llevar un sello abalando que es de uso legal.

Elementos básicos del sistema de facturación:

1. Lista de clientes: es bueno tener una lista de clientes para simplificar la carga de facturas.
2. Lista de productos: es una lista dónde están cargados los productos, cada producto tiene un código de identificación. En su forma más básica no tenemos la cantidad de producto disponible, se puede agregar para saber si hay Stock.
3. Registro de facturas: es un registro dónde se guardan los datos de las facturas realizadas, en su forma más básica podemos tener el número de factura, a la empresa a la que se facturo y el monto con IVA o sin. Además la lista de ítems que contenía dicha factura. Para nuestro ejemplo nos interesa el N°, la empresa y el monto total.
4. Imprimir factura: no es necesario para que sea más cómodo podemos agregar un botón para imprimir factura sino se hace de la forma normal yendo al menú inicio.
5. Estadísticas e Informes: podemos llevar estadísticas y gráficos de informe. Estos datos se podrían obtener del registro de facturación.

Proceso:

 Vamos a empezar con la construcción de la factura, propiamente dicha. Ya que es lo principal que nos interesa en este artículo. Básicamente es darle formato de factura a un documento el cuál contiene todo lo que listamos arriba.

Como ven, nosotros le dimos ese formato. Sino quieren complicarse pensando dónde poner los elementos, pueden ver alguna factura que tenga y utilizan más o menos la misma distribución de los elementos.

La factura del ejemplo no tiene dos cosas, una es el código de barras que lo vemos en otro artículo y tampoco tiene el monto en letras que debe traer. Este último lo pueden hacer manual para simplificar porque hay soluciones automáticas pero llevan código complejo. Si es necesario lo podemos ver en otra oportunidad.

Nuestra empresa, la empresa que factura tiene nombre fijo. En cambia a las empresas a las cuales facturamos pueden ser varias. Por lo que en este campo podemos utilizar una lista de validación de datos, suponiendo que tenemos otra hoja con la lista de clientes. Entonces elegimos el cliente con una lista desplegable. También se supone que una empresa queda identificada totalmente con su nombre y no hay dos iguales por lo que utilizando ese dato podemos llenar automáticamente el campo de clave o código de identificación tributaria con un buscarV. Esto ya lo habíamos visto en otros artículos.

Para el ingreso de productos es igual, hacemos una lista de validación de datos.

También en la imagen podemos observar las otras hojas de datos, la de clientes, el registro o historial de facturas y los proveedores.

En los próximos artículos vamos agregando más funcionalidades a nuestro gestor de facturación.

Con todos los elementos vistos podemos construir una aplicación interesante para crear nuestras facturas. Esperamos que les sirvan las ideas.

Pueden descargar algunos ejemplos (plantillas/templates) de la zona de Descargas. Si tienen alguna duda o consulta pueden hacerlo a través del formulario de contacto.

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¡Éxitos!

Keys:

·         ¿Cómo hacer una factura en Excel?

·         How to create an invoice in Excel?

·         Gestor de Facturación en Excel

·         Factura en Excel sin macros