El objetivo de este artículo es de seguir agregando
funcionalidades a nuestro Gestor
de Facturación visto en el artículo anterior, en esta oportunidad vamos a
analizar cómo agregarle el código de barras famoso y la posibilidad de mostrar
el monto o el letras. Lo primero es bien sencillo y lo segundo, aunque parece
complejo, es bastante simple con los conocimientos que ya hemos estado viendo.
Además en este artículo no vamos a utilizar macros.
El código de barra se introduce mediante la utilización de
una fuente especial que viene para estos casos.
En cuanto a convertir el monto o número en letras lo podemos
hacer con una planilla auxiliar dónde tenemos la definición de todos los
números y utilizando unas formulitas de Excel obtenemos el resultado.
La idea nuestra es siempre crear algo sencillo que lo
podamos usar en nuestro pequeño negocio o micro emprendimiento.
Click en la imagen para ver el video o en este link.
Código de Barras:
En el artículo
anterior habíamos visto que teníamos un espacio dónde estaba el número de
factura en fuente de tamaño mayor. Este espacio fue dejado con el finde de utilizarlo para el
código de barras.
Ahora
lo que sigue es simple, primero deben descargar de internet la fuente
denominada “CCode39” que es la utilizada en este caso. Esta fuente la pueden
descargar gratis de varios sitios.
Una
vez descargada la fuente van a necesitar instalarla, para eso copian el archivo
y lo pegan en la carpetas de fuentes de windows. Sino saben como hacerlo en
internet hay muchos articulos y videos que muestran como hacerlo por lo que no
vale la pena mostrarlo aquí.
La
carpeta de fuentes esta en Panel de
control >> Fuentes. Allí debe estar la fuente.
Una
vez instalada la van a poder ver en las fuentes de office. Entonces lo que
deben hacer es darle ese formato de fuente al número para obtener el modelo
terminado con barras.
Números (monto) en letras:
El tema de convertir
un número, que representa un monto de dinero, en letras con Excel está muy bien
visto en muchos artículos en internet.
Se puede crear una función con VBA o también hay otras variaciones en
dónde no se utiliza VBA (macros) sino Nombres (con el administrador de
nombres).
El objetivo del blog es dar ideas nuevas e ingeniosas,
sobre todos simples, para que puedan aplicarla Uds. mismos por lo que les
mostramos una variación. No se utilizan macros ni VBA ni nada demasiado
complicado.
Este método es muy simple, solo deben crear una lista con
todos los números que nos podemos encontrar, desde el 00 al 99, las centenas
(100, 200, 300, etc.), y solo la unidad
de miles en este caso. Para eso creamos una hoja auxiliar con nuestra lista.
Ahora que tenemos la lista podemos utilizarla para
determinar que letras determinan un número. Parece bastante arduo escribir en
letras los 99 números pero no lleva mucho tiempo ya que es una regla repetitiva
salvo algunas excepciones, es lo más simple. Como se ve también hicimos una
lista contigua para los centavos.
En este ejemplo creamos una especie de matriz de datos para
convertirlos a letras. Como ven en el ejemplo, tenemos el monto “147.62”.
Lo primero que hacemos, en la parte inferior, es separar el
entero de los centavos Por lo que nos queda el numero 147 y el numero 62. Eso
se realiza fácilmente con alguna fórmula. Para el primer caso la formula
“Entero” y para el segundo restamos el numero entero al número con los
decimales y con la formula Derecha tomamos los dos decimales.
La primera fórmula es: “=ENTERO($E$10)”
La segunda fórmula es: “=DERECHA(REDONDEAR($E$10-$E$9,2),2)”
Luego tenemos una especie de matriz con cuatro columnas,
miles, centenas, unidades o decenas y centavos. Y en las filas tenemos de
acuerdo al número, al largo. Como ven se separan mediante formulas los números
de 0 al 99, las centenas y los miles. Una vez separados para cada caso buscamos
el número correspondiente en la matriz. Para los números de 0 al 99 se busca
directamente, para mayores a 100 se busca en la matriz de decenas. Y para
números mayores a mil se busca en la matriz de 0 al 99 y simplemente se le
agrega la denominación mil. Luego a la derecha vemos concatenado todos los
números con la denominación correcta. Lo que hacemos es en función al largo del
número entero, buscamos en la fila correspondiente.
Algunas formulas:
Formula que separa los miles:
=VALOR(SI(LARGO($E$9)>3,IZQUIERDA($E$9,LARGO($E$9)-3),0))
Formula que separa las centenas:
“=VALOR(SI(LARGO($E$9)>2,EXTRAE($E$9,LARGO($E$9)-2,1),0))”
Formula que separa las unidades/decenas de 0 a 99:
“=VALOR(DERECHA($E$9,2))”
Formula que separa los centavos:
“=VALOR($H$9)”
Formula que concatena los números que tienen miles:
“="Pesos
"&E7&" mil "&F7&" "&G7&"
con "&H7&" centavos."”
Formula final para buscar las letras correspondientes al
número:
“=MAYUSC(SI(LARGO(ENTERO($E$10))<=2,$I$5,SI(LARGO(ENTERO(E10))=3,$I$6,$I$7)))”
Estas formulas son de referencia, pueden utilizar las
formulas combinadas que prefieran o les sea mas fácil.
---------------------------------------FIN
FORMULAS----------------------------------------
En los próximos artículos vamos agregando más
funcionalidades a nuestro gestor de facturación.
Con todos los elementos vistos podemos construir una
aplicación interesante para crear nuestras facturas.
Esperamos que les sirvan y
le gusten las ideas.
Pueden descargar algunos ejemplos
(plantillas/templates) de la zona de Descargas. Si
tienen alguna duda o consulta pueden hacerlo a través del formulario de contacto.
Les recomendamos que sigan el
blog por alguno de los medios, mail o por redes sociales, para recibir las actualizaciones
y novedades.
¡Éxitos!
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¿Cómo hacer una factura en Excel?
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How
to create an invoice in Excel?
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Gestor de Facturación en Excel
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Words ?
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