Cronograma básico en Excel con Relaciones (predecesoras)

En este post vamos a continuar con el tema “Cronograma básico en Excel con Recursos, Hitos, Tareas de Resumen y Avances”. El objetivo es crear un cronograma utilizando Excel, luego vamos agregando funcionalidades. En la entrada anterior vimos como crear el “cronograma con recursos, hitos, tareas de resumen y avances”, sin embargo aún podemos mejorarlo. Ya habíamos visto que entre actividades existen Relaciones, estas puedes ser expresados en términos de “predecesoras” y/o de sucesoras. En esta oportunidad vamos a utilizar la más común que es como “predecesoras”. Entonces vamos a tener una nueva columna de  información donde marcaremos para cada actividad cual es la actividad predecesora.

Las relaciones muestran el orden lógico de las actividades del proyecto y una vez que las actividades están relacionadas podemos introducir ciertos cambios en el cronograma sin que esto cambie este orden.

La idea, como siempre, es generar una plantilla que nos quede para trabajar en cada proyecto que se nos presente. Esta nos sirve de base de partida, con uno ligeros cambios queda funcional.

Click en la imagen para ver el video o en este link.

Proceso
Para empezar necesitamos una tabla como la figura siguiente:


Cómo ven, es una lista de actividades dónde cada actividad tiene un inicio, duración, fin, recursos, etc. Con respecto al post anterior, se agrega una columna de predecesoras.
La primera columna de datos, como ven, es un ID único que representa cada actividad.
Para este caso en particular vamos a utilizar el tipo de relación Fin-Comienzo, es decir que una actividad finaliza para que comience la siguiente.  También podríamos utilizar para el mismo ejemplo la relación Comienzo-Comienzo.

Lo que vamos a ver es que definiendo el inicio del proyecto, en general siempre se establece el inicio pero puede establecerse el final, e introduciendo la duración de cada actividad quede definido el cronograma gracias a la ayuda de las relaciones. Estas determinaran automáticamente el resto de las fechas de inicio y de fin. En este caso no tenemos en cuenta los atrasos ni adelantos pero se podría introducir el concepto, no lo tratamos para hacer simple la explicación.

Para construir las relaciones podemos utilizar las relaciones que nos permiten Excel, simplemente construyendo una formula. Sin embargo para este caso en particular, nos conviene utilizar los ID de las actividades para relacionarlas. En la columna “predecesoras” ponemos el ID de la activad precedente.
En este post se explica cómo hacer una relación uno a uno, pero podemos tener relación una a varias.
La relación básica que vamos a utilizar es mediante la función “BuscarV”.
El resumen de formulas es el siguiente:


Cómo ven es sencillo solo hay que tener en cuenta una cosa, como ven en la matriz de dato de “BuscarV” que en general se fija con el signo $ delante de la fila y delante de la columna. Solo fijamos el primer valor de modo que el segundo sea dinámico al copiar la formula hacia abajo.

Pueden descargar algunos ejemplos (plantillas/templates) de la zona de Descargas. Si tienen alguna duda o consulta pueden hacerlo a través del formulario de contacto.

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¡Éxitos!

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4 comentarios:

Qsl dijo...

Hola, buenas!
Muy bueno el blog!
Una pregunta: cómo saldría la fórmula de buscarv si mi tarea C necesitase el cumplimiento de A y de B?
Gracias y enhorabuena!

Juan Pablo Torres dijo...

Hola amigo, muchas gracias por tus comentarios!
En ese caso, que es mas complejo, podrías tener la columna de predecesoras con el dato "C,A" en tu caso. Luego podrías tener dos columnas ocultas o no dónde separas el dato ya que tienes la coma y lo puedes hacer. Una vez separado ya lo puedes tratar como si fueran individuales y luego procesar esta información. Espero hayas comprendido y esperamos tus comentarios para saber cómo te fue. Saludos

Qsl dijo...

Hola Juan Pablo!
Gracias... Sí, es buena idea. Pero creo que me falta algún detalle para conseguirlo! A ver: yo tengo la tarea C con predecesoras B, A. He creado dos columnas en las cuales se hace un split automático de los datos de las predecesoras. Hasta aquí, todo bien.
Ahora, lo que necesitaría sería que mi función BUSCARV buscase las fechas de comienzo en las líneas de las tareas B y A, y luego eligiese la posterior...
Como primer argomento de BUSCARV puedo poner las celdas de las columnas "nuevas". Pero cómo digo que quiero la fecha posterior entre las de B y de A? Cómo anidar todo esto dentro de BUSCARV? Es posible hacerlo?
La estoy liando, seguro. A ver si me podéis echar una mano.
Gracias de antemano!

Juan Pablo Torres dijo...

Hola amigo, cómo estas!
Una vez que tienes los dos resultados del buscarV los comparas, agarras el valor más bajo o el más alto según te convenga o de acuerdo a lo que estas buscando. Por ejemplo, si buscas el máx de ambos valores usas la formula correspondiente o los puedes comparar con un Si( BuscarV(A) > Buscarv(B), Hacer tal cosa, Sino tal otra).
Recuerda que nos puedes escribir directamente desde el formulario de contacto.
Saludos