Cronograma básico en Excel con Recursos, Hitos, Tareas de Resumen y Avances

 
En este post vamos a continuar con el tema “Cronograma Básico en Excel con Recursos, Hitos y Tareas de Resumen”. El objetivo es crear un cronograma utilizando Excel, luego vamos agregando funcionalidades. En la entrada anterior vimos como crear el “cronograma con recursos, hitos y tareas de resumen”, sin embargo aún está incompleto. Para poder seguir las actividades del proyecto es preciso ejecutar las tareas de seguimiento, monitoreo y control. Es por eso que ahora vamos a agregar al cronograma, los avances ó el progreso.
En general el avance de las actividades del proyecto se puede expresar como un avance porcentual. En el gráfico se representa una actividad coma una barra de duración, con un inicio y un final, y el avance se representa como una proporción de esa barra.  Una actividad representa un entregable, este generalmente tiene una unidad de medida, depende de qué proyecto se trate.
Teníamos un diagrama de Gantt al cual agregamos una barra de resumen, un Hito (milestone) y los recursos utilizado para cada actividad.
La idea, como siempre, es generar una plantilla que nos quede para trabajar en cada proyecto que se nos presente. Esta nos sirve de base de partida, con uno ligeros cambios queda funcional.
Click en la imagen para ver el vídeo o en este link.
 
Proceso
El proceso para obtener el gráfico con el avance, es similar al visto en el post anterior. La diferencia es que agregamos una serie de datos, ahora lo veremos en detalle.
Para empezar necesitamos una tabla como la figura siguiente:
Cómo ven, es una lista de actividades dónde cada actividad tiene un inicio, duración, fin, recursos. Con respecto al post anterior, se agregan columnas con información. Una columna de avance porcentual (%), una columna de avance en días y otra columna de faltante en días.
Cómo dijimos anteriormente el avance real de la actividad se traduce en un avance proporcional mos
trado en la barra. Por ejemplo si la actividad avanzo 50%, en la barra tendremos pintada el 50%. Si la duración de la actividad fuera, en días corridos, 10 días el avance estaría representado por 5 días. Así funciona el diagrama de Gantt.
 
Para graficar el diagrama con el avance hay que seguir los pasos tal cual lo vimos en los dos post anteriores:
Sin embargo hay que tener en cuenta lo siguiente:
Hay que agregar 3 series de datos, la primera serie corresponde a la columna “Fin”, la segunda a la columna “Avance en días” y la tercera columna “Faltante en días”. Con lo cual obtendrán un gráfico como el que sigue.
Lo que hacemos es componer la duración de la actividad (la barra de duración) en dos sub-barras, una de días de avance y la otra de días faltantes para que dé la sensación que queremos. Para eso en la columna avance introducimos la formula “% avance x duración” y en la columna faltante directamente “duración – avance”. De esta manera logramos que automáticamente se acomoden los valores.
Una vez comprendida esta parte los demás pasos, para obtener la tarea de resumen, el hito y los recursos son iguales a los vistos en el post anterior.
Obtenemos el cronograma terminado.
A tener en cuenta es que para la tarea resumen usamos dos gráficos de barras de distinto color.
En entradas posteriores seguiremos agregando funcionalidad a nuestro cronograma básico.
Próximamente se va a colgar el archivo de ejemplo en la zona de Descargas. Si tienen alguna duda o consulta pueden hacerlo a través del formulario de contacto.
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¡Éxitos!
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