Gestor de Bares y Restos en Excel (Bar and Restaurant Management)

El objetivo de este artículo es la de crear un Gestor de Bares  y Restos, vamos a analizar cómo construir una aplicación que a primera vista parece compleja pero realmente es bastante simple con los conocimientos que ya hemos estado viendo.

La idea surge de ver la forma en que muchos Bares y Restos (Restaurantes) gestionan los pedidos  y la caja. Generalmente o utilizan una planilla simple para listar los artículos que vendieron o utilizan un software comprado, que viene cerrado y especifico para este tipo de emprendimientos.

En la mayoría de los casos cuando es un Bar de pequeño no utilizan ningún software. Los softwares se empiezan a ver en lugares más populares y concurridos, de más recursos.

En internet podemos encontrar que se venden miles de estas aplicaciones. El contenido básico es el mismo y no son tan complejas.

Click en la imagen para ver el video o en este link.

Por otro lado, en la actualidad sea bar grande o pequeño, o la recepción de cualquier negocio, es casi inevitable la utilización de una computadora/notebook/laptop. Generalmente la primera función que cumple es poder navegar en internet, participar en redes sociales, Leer, Comunicarse, etc. Es un medio para no aburrirse y pasar el tiempo. Si tenemos una herramienta a la mano podemos aprovechar y utilizarla para mejorar la gestión del negocio. ¿No les parce?

Es por todo lo anterior que nos decidimos a hacer una aplicación simple pero interesante para poder gestionar nuestro bar o nuestro resto. De esta manera los motivamos para que puedan construir una propia.

Para empezar vamos a ver unas ideas preliminares de cómo hacer un gestor de bares. Enumeramos a continuación los elementos que pueden contener.

·         Mesas (*).

·         Disposición de mesas, de la barra y del parking.

·         Estado de las mesas: libre, ocupado, pagado. (*)

·         Camareros o meseros.

·         Lista de clientes.

·         Lista de pedidos (*).

·         Lista de platos o artículos disponibles. (*)

·         Familias de artículos, por ejemplo bebidas y platos.

·         Caja, pagar, cobrar, etc. (*)

·         Recuento de caja o arqueo, abrir y cerrar caja. (*).

·         Imprimir cuenta (*).

·         Estadísticas.

·         Informes, imprimir informe (*).

Estos son algunos de los elementos, para aplicaciones más complejas se puede incluir la generación de facturas. Más adelante veremos cómo crear facturas entre otros elementos.

En la lista anterior se marca con “*” los elementos más utilizados en aplicaciones sencillas.

Elementos básicos:

1.Mesas: las mesas puedes estar representadas por celdas directamente, con un número. El número corresponde al designado para una ubicación específica dentro del bar o del resto, ubicación que conocemos perfectamente.

2.Estado de mesas (ocupación): el estado del las mesas puede ser libre, ocupado y pagado por ejemplo. Por lo que se pueden utilizar tres colores para cada celda que representa la mesa. Por ejemplo: verde para libre, amarillo para ocupado y naranja para pagado.

3.Lista de Pedidos: para poder cargar los pedidos de cada mesa se puede utilizar una lista con todas las mesas y utilizar un filtro. Al presionar un botón de comando convenientemente ubicado filtra la mesa correspondiente, dónde podemos cargar los pedidos.

4.Lista de artículos o platos disponibles: para no tener que tipear manualmente cada artículo podemos utilizar una lista de artículos con un código para poder ubicarlos rápidamente o podemos utilizar, celda con validación de datos.

5.Caja (pagar, cobrar): cuando el cliente solicita la cuenta se puede imprimir la lista de los pedidos con el precio total. Una vez cobrada la mesa es necesario guardar el registro, lo que ingreso a la caja, luego debemos borrar la información para que la mesa quedé libre nuevamente.

6. Recuento de caja (arqueo de caja): teniendo la información de todo lo vendido en el día y todo lo cobrado podemos realizar el arqueo de caja. Consiste en contar que se encuentre en caja todo el dinero recolectado durante el día, deberían coincidir. Cerrar la caja consiste en vaciar este historial diario de todo lo que se vendió y abrir la caja quiere decir que esta disponible para introducir los nuevos datos.

7.Imprimir Cuenta: como vimos en el párrafo anterior, es posible imprimir la cuenta si así es solicitada. Para eso se puede utilizar una  impresora de tickets para no tener que imprimir en una impresora normal, para ahorrar papel. Si no se puede imprimir en una impresora normal con hojas delimitadas en la que se pueden imprimir varias cuentas.

8. Informes: una vez pagada la mesa y liberada, se puede guardar los datos históricos del día para que al final del día podamos imprimir un informe de estadísticas que nos servirá por ejemplo para poder ver los platos más pedidos en el día, etc. Para el ejemplo no vamos a utilizar esta función para hacer más sencilla la explicación.

Proceso:

En primer lugar buscamos un nombre para que represente cómo se llama nuestro bar, se nos ocurrió llamarlo “El Barcito de la Esquina”.

Por otro lado vamos a suponer que nuestro bar es pequeño, tiene 12 mesas, dos meseros y un cajero o administrador. Además tenemos una computadora /Desktop/Notebook/Laptop/Netbook disponible para el administrador. Las 12 mesas estas dispuestas en el bar con un cierto orden que no consideramos para el ejemplo, cada una tiene un nombre,  las ubicaciones son bien conocidas  por los meseros y el administrador.

El procedimiento de trabajo del bar es el siguiente, el mozo o mesero atiende a los clientes. Una vez que el cliente ingresa y se lo acomoda en una ubicación el mozo avisa que la mesa se ocupo. A partir de ese momento puede realizar un pedido hacia la mesa. Los pedidos son anotados por el administrador. Una vez que el cliente termina puede pedir la cuenta, de manera informal verbalmente o en forma de ticket. En ese momento el mozo solicita el ticket o el costo. El cliente paga y el administrador recibe y registra el pago. Para este caso se considera que la propina se paga aparte y se lo queda el mozo.

Ahora vamos a ver como se construyen los elementos utilizados:

·         Mesas y ocupación.
Para las mesas se utilizan celdas, por cada mesa dos celdas que en el dibujo se muestran como una. Cada mesa se colorea de modo diferente de acuerdo a la ocupación. En este ejemplo utilizamos un color suave para representar la mesa vacía, para la mesa ocupada se utiliza un color naranja (letra O), para mesa reservada se utiliza el color amarillo (letra R) y para la mesa pagada se utiliza en color verde (letra P).

En la segunda celda que forma parte de cada mesa, en la parte inferior se introduce una validación de datos para que se pueda tener cuatro opciones , vacío (mesa no ocupada), ocupada, reservada y pagada.

También se puede observar un círculo por cada mesa, que es un objeto que utilizaremos para mostrar los datos de cada mesa mediante una macro.

 Cada vez que se ocupa la mesa, se selecciona la “O” , cuando se hace una reserva se selecciona la R y cuando el cliente paga la cuenta se selecciona la “P”. Cuando el cliente deja la mesa se borra el dato. Los colores cambian automáticamente al cambiar la letra ya que se utiliza “formato condicional”.

La macro del botón para elegir la mesa tiene la siguiente forma:

Sub Mesa1()

‘Mesa Macro

    ActiveSheet.Range("$C$16:$L$40").AutoFilter Field:=1, Criteria1:="1"

    Range("E17").Select

End Sub

Este código ejecuta un filtrado de una tabla donde tenemos todas las mesas. Lo veremos mas adelante. Para la mesa 1 - Criteria1:=”1” -  para mesa dos es igual a 2, mesa 3 igual a 2 y así sucesivamente.

·         Lista de pedidos

Para que la aplicación sea sencilla pensamos en listar en forma de lista todas las mesas, y determinar doce filas por mesa para los pedidos.

De esta manera cuando filtramos la planilla utilizando la macro vista, nos queda solo la mesa que queremos ver los pedidos. Para que quede bien estéticamente dejamos la primera fila con los datos de la mesa y el mesero, en el resto de las filas de la mesa le damos formato con fuente de color blanco.

Fíjense que en el ejemplo de la imagen de arriba se incluye el total de la mesa. Para esto se utiliza la función SUBTOTALES, que suma los valores no ocultos en el filtro.

Los pedidos se toman eligiendo desde una lista de validación de datos, por lo que no necesitamos acordarnos un código. Es una manera, puede haber varias. La lista de validación toma los datos de otra hoja dónde está la lista de platos.

·         Caja

En una hoja nueva podemos tener lo que denominamos “caja”. Que es el registro del dinero que ingreso en Caja Real. Estos registros nos sirven para hacer el arqueo al finalizar la jornada. Para el ejemplo utilizamos tres datos de registro, mesa, mesero  y dinero pero se pueden utilizar más.

En esta hoja utilizamos una macro para transportar los datos definitivamente a la lista.

La macro copia los datos de la parte superior a la lista de la parte inferior pero antes inserta una nueva fila que desplaza hacia abajo los datos anteriores, luego se pegan los datos sin formato y se le da formato de moneda a lo que correspondería a dinero y  listo.

·         Lista de artículos o platos

En una hoja aparte tenemos una lista de los platos y bebidas que podemos ofrecer y que utilizaremos en la planilla de pedidos.

Como necesitamos los datos de la descripción para generar la lista con validación de datos debemos crear un nombre, por ejemplo: “platos”. Ya que este nombre nos permitirá mediante la función INDIRECTO utilizarlo en la validación de datos, de otra forma no se podría porque no se puede utilizar una lista desde otra hoja para la validación.

·         Imprimir cuenta

Si quieren que su aplicación tenga la posibilidad de imprimir la cuenta, deben seleccionar el “área de impresión” correcta. En este caso el área del listado de mesas. Y pueden crear una macro, si quieren, para que mediante un botón puedan imprimir directamente la cuenta.

Con todos los elementos vistos podemos construir una aplicación interesante para gestionar nos vares y restos, u otra cosa. Esperamos que les sirvan las ideas.

Pueden descargar algunos ejemplos (plantillas/templates) de la zona de Descargas. Si tienen alguna duda o consulta pueden hacerlo a través del formulario de contacto.

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¡Éxitos!

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