En este post vamos a continuar con el tema “Cronograma
básico en Excel” (gantt chart template). El objetivo es crear un cronograma utilizando Excel,
luego vamos agregando funcionalidades. En entradas anteriores
vimos como crear Relaciones para el cronograma. Con este último tema teníamos
un diagrama funcional y dinámico que podemos utilizar para nuestros proyectos.
Hasta aquí podemos Planificar, Programar y Monitorear el proyecto.
Algunas veces puede ocurrir que las actividades programadas
tengan cierta variación a medida que avanza el proyecto o que simplemente el
proyecto sufra modificaciones dadas por alguno de los factores que afectan el
proyecto. En este caso deberíamos reprogramar las actividades. Es decir, que
las barras de gráfico tomaran posiciones diferentes a lo originalmente
programado. Luego de la reprogramación se toma como base dichos cambios para
volver a medir el rendimiento del proyecto.
Por otro lado, pueden que las actividades se hayan
programado sin sufrir modificaciones pero que nos adelantemos o atrasemos en
ciertas actividades por otras cuestiones del proyecto que no quiere significa
que no se haya planeado ni programado correctamente. Depende del proyecto, pero
en general se hacen estimaciones para programar las actividades y pueden sufrir
pequeñas modificaciones.
Según lo expuesto anteriormente, es interesante saber cuán
alejados o acercados estamos de la programación original, es por eso que se
utiliza el concepto de “Línea Base”. La línea base nos permite comparar el
proyecto ejecutado con el proyecto programado y/o planificado. Esta comparación
nos sirve como historial para futuros proyectos ya que podemos corregir nuestra
manera de programar y/o programar las actividades, pasando a ser parte de las “lecciones aprendidas”.
Click en la imagen para ver el video o en este link.
En este post vamos a
mostrar una forma sencilla y práctica
para tener en cuenta los conceptos anteriores. Por un lado vamos a usar una pequeña macro que
copia los datos de las fechas de inicio y final programadas, lo que sería mi
línea base, ya que las barras sufrirán pequeños cambios cuando las actividades
vayan comenzando y teniendo avances.
Para ver gráficamente los cambios podemos usar formas (rectángulos) que estarán
estáticos en el gráfico.
Proceso
Para empezar necesitamos una tabla como la figura
siguiente:
Como ven, es una lista de actividades dónde cada actividad
tiene un inicio, duración, fin, recursos, etc. Con respecto al post
anterior, se agregan dos columnas para los datos de la línea base (inicio,
fin).
En el momento que creamos el cronograma base, para crear la
línea base copiamos los datos de inicio y fin, los colocamos en las columnas de
línea base. Esto se puede hacer tanto manualmente, o con una macro mediante un
botón. En este caso en particular incluimos un botón Guardar que ejecuta esa
macro.
Una vez que tenemos las dos columnas con la línea base
original, podemos utilizar esos datos para hacer cálculos y
comparaciones en otras columnas.
Lo interesante de la línea base y del diagrama de Gantt es
que se puede ver todo gráficamente, entonces es deseable visualizar la línea
base en el cronograma. Puede haber otras formas, les proponemos una simple.
El de arriba es el gráfico resultante, lo que se hace es
agregar manualmente las barras de línea base en la parte inferior de las
actividades del cronograma ya que estas barras, al ser la línea base, se
mantienen estáticas en el tiempo. Entonces cuando se produce alguna variación
en las demás barras podemos ver gráficamente los efectos.
Tenemos listo nuestro cronograma, además podemos incluir
una línea de estado si lo deseamos introduciéndola gráficamente.
Ahora vamos a ver un truco más que vamos a necesitar para
poder utilizar el cronograma en diferentes proyectos.
Habíamos visto en entradas
anteriores que se tiene hacer un proceso para lograr el gráfico tal como lo
tenemos ahora, en uno de esos procesos debíamos insertar manualmente una fecha
mínima y máxima para ver adecuadamente el cronograma. Estas debían setearse
manualmente, por decirlo de alguna manera. Para no hacerlo manualmente se puede
crear una pequeña macro para hacer más eficiente y fácil la cuestión. Para eso
necesitamos dos celdas auxiliares que usaremos para estas fechas del gráfico.
Como ven las celdas están a la derecha de las celdas de
inicio y final de proyecto, junto con dos botones que usaremos para ejecutar
las macros para arreglar el gráfico. La macro básicamente toma la fecha
(numérica) de las celdas y las traduce al gráfico.
Las macros utilizadas son sencillas pero igual se listan a
continuación:
Sub
Baseline()
' Baseline Macro
Range("C7:D15").Select
Selection.Copy
Range("K7").Select
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone,
SkipBlanks _
:=False,
Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
Range("I2:J2").Select
End Sub
-----------------------------------------------------------------------------------------------
Sub Ini()
' Ini Macro
' Seteamos la fecha de inicio
del gráfico
ActiveSheet.ChartObjects("7 Gráfico").Activate
ActiveChart.Axes(xlValue, xlSecondary).Select
ActiveChart.Axes(xlValue, xlSecondary).MinimumScale =
Range("L2").Value
Range("L2").Select
End Sub
-----------------------------------------------------------------------------------------------
Sub Fin()
' Ini Macro
' Seteamos la fecha de fin del
gráfico
ActiveSheet.ChartObjects("7 Gráfico").Activate
ActiveChart.Axes(xlValue, xlSecondary).Select
ActiveChart.Axes(xlValue, xlSecondary).MaximumScale =
Range("L3").Value
Range("L3").Select
End Sub
Pueden descargar algunos ejemplos
(plantillas/templates) de la zona de Descargas. Si
tienen alguna duda o consulta pueden hacerlo a través del formulario de contacto.
Les recomendamos que sigan el
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¡Éxitos!
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Cronograma Básico en Excel con línea base
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Diagrama de Gantt con línea base
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Project
Schedule in Excel with baseline
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Gantt
Chart in Excel with baseline
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