Cronograma básico en Excel con Línea Base

En este post vamos a continuar con el tema “Cronograma básico en Excel”. El objetivo es crear un cronograma utilizando Excel, luego vamos agregando funcionalidades. En entradas anteriores vimos como crear Relaciones para el cronograma. Con este último tema teníamos un diagrama funcional y dinámico que podemos utilizar para nuestros proyectos. Hasta aquí podemos Planificar, Programar y Monitorear el proyecto.
Algunas veces puede ocurrir que las actividades programadas tengan cierta variación a medida que avanza el proyecto o que simplemente el proyecto sufra modificaciones dadas por alguno de los factores que afectan el proyecto. En este caso deberíamos reprogramar las actividades. Es decir, que las barras de gráfico tomaran posiciones diferentes a lo originalmente programado. Luego de la reprogramación se toma como base dichos cambios para volver a medir el rendimiento del proyecto.
Por otro lado, pueden que las actividades se hayan programado sin sufrir modificaciones pero que nos adelantemos o atrasemos en ciertas actividades por otras cuestiones del proyecto que no quiere significa que no se haya planeado ni programado correctamente. Depende del proyecto, pero en general se hacen estimaciones para programar las actividades y pueden sufrir pequeñas modificaciones.
Según lo expuesto anteriormente, es interesante saber cuán alejados o acercados estamos de la programación original, es por eso que se utiliza el concepto de “Línea Base”. La línea base nos permite comparar el proyecto ejecutado con el proyecto programado y/o planificado. Esta comparación nos sirve como historial para futuros proyectos ya que podemos corregir nuestra manera de programar y/o programar las actividades, pasando a ser parte de las  “lecciones aprendidas”.
Click en la imagen para ver el video o en este link.

En este post  vamos a mostrar una  forma sencilla y práctica para tener en cuenta los conceptos anteriores.  Por un lado vamos a usar una pequeña macro que copia los datos de las fechas de inicio y final programadas, lo que sería mi línea base, ya que las barras sufrirán pequeños cambios cuando las actividades vayan comenzando  y teniendo avances. Para ver gráficamente los cambios podemos usar formas (rectángulos) que estarán estáticos en el gráfico.

Proceso
Para empezar necesitamos una tabla como la figura siguiente:


Como ven, es una lista de actividades dónde cada actividad tiene un inicio, duración, fin, recursos, etc. Con respecto al post anterior, se agregan dos columnas para los datos de la línea base (inicio, fin).
En el momento que creamos el cronograma base, para crear la línea base copiamos los datos de inicio y fin, los colocamos en las columnas de línea base. Esto se puede hacer tanto manualmente, o con una macro mediante un botón. En este caso en particular incluimos un botón Guardar que ejecuta esa macro.
Una vez que tenemos las dos columnas con la línea base original,  podemos utilizar  esos datos para hacer cálculos y comparaciones en otras columnas.
Lo interesante de la línea base y del diagrama de Gantt es que se puede ver todo gráficamente, entonces es deseable visualizar la línea base en el cronograma. Puede haber otras formas, les proponemos una simple.


El de arriba es el gráfico resultante, lo que se hace es agregar manualmente las barras de línea base en la parte inferior de las actividades del cronograma ya que estas barras, al ser la línea base, se mantienen estáticas en el tiempo. Entonces cuando se produce alguna variación en las demás barras podemos ver gráficamente los efectos.


Tenemos listo nuestro cronograma, además podemos incluir una línea de estado si lo deseamos introduciéndola gráficamente.
Ahora vamos a ver un truco más que vamos a necesitar para poder utilizar el cronograma en diferentes proyectos.
Habíamos visto en entradas anteriores que se tiene hacer un proceso para lograr el gráfico tal como lo tenemos ahora, en uno de esos procesos debíamos insertar manualmente una fecha mínima y máxima para ver adecuadamente el cronograma. Estas debían setearse manualmente, por decirlo de alguna manera. Para no hacerlo manualmente se puede crear una pequeña macro para hacer más eficiente y fácil la cuestión. Para eso necesitamos dos celdas auxiliares que usaremos para estas fechas del gráfico.


Como ven las celdas están a la derecha de las celdas de inicio y final de proyecto, junto con dos botones que usaremos para ejecutar las macros para arreglar el gráfico. La macro básicamente toma la fecha (numérica) de las celdas y las traduce al gráfico.

Las macros utilizadas son sencillas pero igual se listan a continuación:

Sub Baseline()
' Baseline Macro
    Range("C7:D15").Select
    Selection.Copy
       Range("K7").Select
    Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
        :=False, Transpose:=False
    Application.CutCopyMode = False
    Range("I2:J2").Select
 End Sub
-----------------------------------------------------------------------------------------------
Sub Ini()
' Ini Macro
' Seteamos la fecha de inicio del gráfico

    ActiveSheet.ChartObjects("7 Gráfico").Activate
    ActiveChart.Axes(xlValue, xlSecondary).Select
    ActiveChart.Axes(xlValue, xlSecondary).MinimumScale = Range("L2").Value
    Range("L2").Select
End Sub
-----------------------------------------------------------------------------------------------
Sub Fin()
' Ini Macro
' Seteamos la fecha de fin del gráfico
    ActiveSheet.ChartObjects("7 Gráfico").Activate
    ActiveChart.Axes(xlValue, xlSecondary).Select
    ActiveChart.Axes(xlValue, xlSecondary).MaximumScale = Range("L3").Value
    Range("L3").Select
End Sub

Pueden descargar algunos ejemplos (plantillas/templates) de la zona de Descargas. Si tienen alguna duda o consulta pueden hacerlo a través del formulario de contacto.

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¡Éxitos!

Keys:
·         Cronograma Básico en Excel con línea base
·         Diagrama de Gantt con línea base
·         Project Schedule in Excel with baseline
·         Gantt Chart in Excel with baseline

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