Lista de enlaces a archivos

En muchas situaciones necesitamos vincular ciertos archivos importantes con información que tenemos en nuestras mini aplicaciones. Esto es para tener a mano los archivos y no tener que andar buscándolos cuando los necesitemos ver o trabajar sobre ellos, pueden ser fotos, otras aplicaciones, planillas, una página web, etc.

La forma más sencilla de vincular un objeto, imagen, texto con un archivo o pagina web es utilizando los hipervínculos de Excel (Office). Esta herramienta a veces olvidada, es simple y además no necesitamos programación para utilizarla correctamente.
En este post vamos a utilizar como punto de partida el ejemplo dado en “Impresiones múltiples en Excel Cont.”. Vimos que se podía guardar automáticamente en una carpeta, determinada información, en este caso archivos “PDF” que representan las credenciales de los socios.


Supongamos el caso hipotético que queramos saber si la credencial de un socio esta actualizada o solo queremos visualizarla antes de volverla a imprimir, etc.  Para eso deberíamos buscar la carpeta dónde se encuentran las credenciales e ir viendo cual es la buscada de acuerdo al código de socio. Para evitarnos ese trabajo engorroso, sería mucho más simple poder linkear cada socio de la lista con la credencial correspondiente.

Aunque a primera vista puede parecer difícil, en realidad es muy fácil de realizar con la función “Hipervínculo”.

Recuerden que esto es un ejemplo para entender el concepto pero lo pueden aplicar para muchas de las aplicaciones que usamos a diario. Por ejemplo, si tenemos una mini aplicación para generar facturas o recibos, podemos guardar el documento y luego poder visualizarlo. Otro ejemplo podría ser que nos llegue documentación que luego escaneamos y subimos a un servidor. Podemos tener la lista de documentos y vincularlos con los escaneados.

Elementos Principales

Ubicación: hay que definir una ubicación determinada para los archivos, esto ya lo habíamos visto para el ejemplo anterior. Lo podemos tener en una celda a la vista así lo tenemos siempre presente o se lo puede ocultar, como deseen.

Indexación: El archivo que guardamos en la ubicación se puede guardar con cualquier nombre, pero recuerden que es mejor asociarlo con un código único. En este caso sería bueno asociarlo con el ID de socio. Esto es para asegurar que el archivo sea único y además para que sea fácilmente indexable con los elementos de nuestra planilla.

Campo de vínculos: para guardar los vínculos se puede crear un campo nuevo (una columna) denominada “ver”, “visualizar” o algo por el estilo para que cuando hagamos clic nos abra el archivo sino directamente utilizamos un campo que ya tenemos, por ejemplo la columna “ID de Socio”.

Formula de vinculación: La función “Hipervínculo” esta definida por la ubicación del archivo y por el Texto a mostrar. La ubicación del archivo es una concatenación entre la carpeta de “ubicación” de los archivos y el nombre designado para el archivo. El texto a mostrar puede ser fijo o variable.
Macros: en el video no utilizamos macros para crear los vínculos, sin embargo podemos crear alguna que haga la lista de links en forma automática a través de un botón, etc.
Para finalizar, un dato a tener en cuenta es lo siguiente:

En algunas aplicaciones en donde se trabajan con administración de documentos, por ejemplo si trabajamos con proyectos. Tenemos la “versión 1” o “Revisión 1” de una archivo, luego la dos, la tres, etc. Es deseable en esas circunstancias tener siempre visible la última revisión del archivo, ya que es la vigente. Para ello debemos adaptar la aplicación para detectar estos cambios así no cometemos errores ya que si trabajamos con una versión superada de una documentación nos puede generar muchos inconvenientes, demoras, retrabajos, lotes rechazados, etc.

Keys:

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