Excel Task Manager (gestor de tareas en Excel)

En este blog les voy a compartir ideas acerca de cómo hacer un gestor, administrador u organizador de tareas para hacer el seguimiento de los trabajos o proyectos que estén llevando.
En esta oportunidad les muestro una versión Beta, quiere decir que no es la definitiva. Estoy trabajando en algo más avanzado que brinda mayor funcionalidad. De todas maneras, cada vez que realice un cambio sustancial lo voy a publicar en un post.
Les aclaro que este gestor de tareas lo utilizo en mi oficina, me sirve como esta. Le agrego cosas a medida que se me ocurre o cuando encuentro alguna limitación.
¿Qué es un gestor de tareas?
Un gestor de tareas es una lista ordenada o no en la que aparecen las tareas a desarrollar o pendientes, se podría decir.
En realidad no me gusta llamarla “tareas pendientes” porque esa palabra indica cierta criticidad en las tareas, la tare puede ser una idea distante que uno no quiero olvidarse solamente. Sin embargo teniendo en cuenta eso, igualmente, la llamaremos pendientes.


Volviendo al tema, en general tenemos varias cuestiones que son de interés y que hay que incluir dentro  de tareas. Listo algunas:
  1. Prioridad: pueden usar números de 1 al 10 por ejemplo pero para no hacer muy arduo la carga de datos prefiero tomar tres estados, alta, media y baja.
  2. Tarea: es la descripción breve de la tarea que indica o da una idea global de lo que es.
  3. Estado de la tarea: como se comento anteriormente, la tarea puede tener varios estados, en este caso se consideran tres; pendiente, en ejecución o en proceso y finalizada.
  4. Fecha: en este caso hay que considerar tres estados anteriores. Es decir, la fecha para la cual se cargo el requerimiento, la fecha en la cual empezamos a trabajar con la tarea y la fecha en que se finalizo.
  5. En general en un proyecto es muy importante la fecha de inicio de la tarea y la fecha de fin. El día que se cargo el requerimiento nos sirve para tener idea desde cuando esta pendiente o tenida en cuenta.
  1. Tags: a cada tarea pueden asignarle una etiqueta que tenga relación con algún rubro o proyecto u oficina en particular. En general se les llama etiquetas.
  2. Observaciones: podemos  incluir información adicional en la tarea ya que en la descripción de la misma se da una breve descripción o se usa una palabra clave para definirla.
  3. Historial: cuando una tarea es finalizada se saca de la lista principal ya que en dicha lista se focalizan las tareas en proceso y las pendientes. Sin embargo la tarea finaliza se debe guardar en un historial junto con los otros datos.
  4. Seguimiento y objetivos: mediante el historial tenemos listados todos los objetivos  y las tareas asignadas que fueron cumplidas. Además se puede revisar el tiempo que llevo realizarlas. Además podemos imprimir dicho informe para justificar nuestro trabajo y aclarar mal entendidos.
La lista anterior es básica para un gestor de tareas, sin embargo podemos agregar más funcionalidades tales como:
  1. Persona a cargo: si somos un administrador de una oficina, un gerente o un director de proyecto deseamos asignar tareas a los miembros de nuestro equipo. En ese caso sería deseable poder agregar a la tarea, que persona esta a cargo de su ejecución. que grupo de trabajo o que proveedor.
  2. Duración de tareas: en el historial es fácil agregar una columna para saber teniendo los datos de inicio y fin, cuanto duro la realización de la tarea.
  3. Utilización de recursos: teniendo los datos de las duraciones y personas a cargo podemos generar un grafico en donde nos muestre que utilización o que carga de trabajo tienen los miembros del equipo.
  4. Grafico de avance: se puede generar un grafico de barras tipo Gantt que muestre el avance de tares por miembro o equipo de trabajo para revisar el flujo de las tareas del proyecto.
  5. Enviar Mail: se puede programar que se envié mails avisando sobre la asignación de dichas tareas al personal a cargo.
  6. Agendar Reuniones: se pueden agregar una funcionalidad para programar reuniones acerca de un proyecto o tema especifico.
Entre otras, esos son los puntos de mejora para agregar mayor funcionalidad del gestor de tareas.
Comentario: Díganme ¿habían visto en internet u otro lugar, alguna de estas propuestas bien plasmadas en un software?-. En mi experiencia, no lo he visto.
Bueno, podría explicar paso a paso como hacer el gestor funcional que utilizo, sin embargo, no creo que valga la pena. Con la idea bien definida como lo hice, creo que es suficiente. Más allá de eso, les dejo el video del funcionamiento.
Si necesitan que especifique mejor como realizar la planilla, me manda un mensaje en Contacto y si es necesario publico otro post aumentando el detalle.

Ideas de mejora:
  • Poder enviar mails
  • Poder seguir tareas de varios integrantes del grupo de trabajo, los objetivos.
  • Agregar columna de duración de las tareas
  • Agregar gráfico de uso o utilización de recursos
  • Grafico de Gantt de avance por miembro del equipo

Keys:

    5 comentarios:

    Miquel dijo...

    Buneos días,

    Estoy "jugando" con tu excel y no he conseguido añadir más de 15 tags, cómo se podría ampliar a más y editar las predefinidas?

    Gracias,

    Juan Pablo Torres dijo...

    Hola amigo, cómo estas! Gracias por escribirnos!
    La idea es que la gente pueda crear su propia mini aplicación en base a esta idea. La plantilla es justamente para eso, para ver cómo funciona.
    Esperamos tus comentarios.
    Saludos

    Amazing Babies and Kids dijo...

    Hola Juan Pablo:
    Descargué la plantilla, pero no me deja editar la tarea, por lo tanto no se cambia la fecha.
    Me ayudas porfa?

    Gracias.

    Pilar

    francisco rivelino dijo...
    Este comentario ha sido eliminado por el autor.
    Juan Pablo Torres dijo...

    Gracias por comentar amigo, revisa la zona de descargas y la tienda.
    Saludos