Entrada - Salida de Stock en Excel (Versión Simple)

En artículos anteriores hemos visto varias formas de entrar o cargar dato en celdas con un formulario. En esta oportunidad vamos a citar el artículo “Formulario de Entrada de datos con Macro”. En este artículo vimos, en particular, como crear un formulario sencillo de entrada con una macro. Como se comento esto podía servir para ingresar datos a una base de datos. Sin embargo este mismo sistema se puede usar para administrar un Stock, es decir tanto la entrada de productos como la salida.

 A veces Excel ofrece una solución muy sencilla para lo que puede parecer un problema complejo, además al hacerlo de esta manera permite que gente que no tiene tantos conocimientos pueda aprender el método y usarlo muy fácilmente.

En este artículo vamos a usar este mismo método de entrada de datos para mantener nuestro Stock.

Click en la imagen para ver el video o en este Link.

Para empezar Tenemos nuestro formulario de entrada salida, este lo creamos con el formato que màs nos guste, en este caso como se muestra la figura.

En este ejemplo sencillo tenemos cuatro datos principales, el primero es el ID del producto que tenemos cargados en la base de datos, el segundo es el Nombre del producto, el tercero la descripción y cuarto la cantidad de entrada o de salida.

·         ID: el ide como tenemos una base de datos de productos, lo podemos seleccionar directamente usando validación de datos.

·         Nombre: el nombre se rellena automaticamente una vez seleccionado el ID.

·         Descripción: Ídem anterior.

·         Cantidad: en este caso si es una entrada se ingresa un valor positivo y si es salida un valor negativo, es decir el número presecido de un signo negativo.

Ahora vamos a ver lo que contiene la “Base de datos de productos”:

En la base de datos se pueden ver los siguientes campos: ID del producto, la Descripción, y la cantidad que tenemos en Stock. Además tenemos el campo de Stock mínimo y otro campo que simplemente es un vínculo que nos lleva a la hoja de Ingreso-Egreso.

Esta base de datos puede ser de carga manual o mediante un formulario. Si queremos ingresar un nuevo producto o artículo se generá un ID único, el nombre y la descripción.

·         Cantidad: la cantidad se obtiene de utilizar una formula tipo SUMAR.SI.CONJUNTO. La primera condición es que sumo los articulos con el mismo ID y la Segúnda los artículos los artículos menores que cero o mayores. En total se crean dos formulas, una resta a la otra.

·         Stock mínimo: el stock mínimo se establece siguiendo algún criterio establecido por nosotros mismos, de acuerdo al artículo que se trate.

·         Pedir: es un campo dónde se usa una formula para que si el Stock actual es menor que el mínimo nos de cómo resultado un “Sí”. Y esta vínculado a la celda del ID en la hoja de “Pedido”.

Además se utiliza un formato condicinional para que se pinte con un color toda la celda en la que tenemos el Stock por debajo del mínimo.

Por último vamos a ver que forma tiene la hoja de Stock.

Como ven es simplemente la acumulación de datos, de entradas y de salidas al Stock.  El botón “ingresar”, ingresa el dato a esta base de datos.

Ahora vamos a ver la única macro que tenemos para esta aplicación sencilla:

Sub Ingresar()

' Ingresar Macro

'Copio los daatos

    Range("D14:G14").Select

    Selection.Copy

 'Pego los datos

    Sheets("Stock").Select

    Range("B" & Range("E2").Value).Select

    Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _

        :=False, Transpose:=False

    Application.CutCopyMode = False

     'Limpio los datos anteriores

    Sheets("Pedido").Select

    Range("D14").Value = ""

    Range("G14").Value = ""

    Range("D14").Select

    End Sub

Esperamos que les haya gustado la idea y vean lo fácil que es!

-------------------------------------- FIN CÓDIGOS

Recuerden que los artículos algunas veces requieren un mayor o menor nivel de conocimiento en ciertos temas de Excel, por ejemplo formulas avanzadas, macros o VBA, etc. Sin embargo en los artículos se nombran todos los elementos y con esta información podemos hacer nuestras pequeñas investigaciones usando internet, así desarrollamos nuestro conocimiento. Por ejemplo si  utilizamos la función “Y”, que la suponemos conocida, y no sabemos ¿qué es? podemos buscar en internet para ver como se utiliza y cuales son los componentes. Las mini aplicaciones no son más que la recopilación de muchos elementos para dar forma a una nueva idea.

Pueden descargar algunos ejemplos (plantillas/templates) de la zona de Descargas. Si tienen alguna duda o consulta pueden hacerlo a través del formulario de contacto.

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¡Éxitos!

Keys:

·         Entrada y Salida de Stock y Almacenes.

·         Gestión de Stock y Almacenes.

·         Gestión de Inventarios.

·         Control de Stock mínimo en Excel.