Aviso de Cumpleaños en Excel (Birthday Reminder in Excel)

En este artículo vamos a ver cómo crear un aviso o un recordatorio de cumpleaños en Excel. En esta oportunidad no vamos a utilizar macros ni código VBA, solo formulas. Esto es debido que en realidad para qué complicarse si no hay una mayor necesidad, al menos que lo quieran complicado mediante un formulario.

Vamos a partir de una base de datos que podemos suponer de empleados en primera instancia o puede ser cualquier lista de personas de la cual nos interese conocer ese dato. Si se trata de una lista de empleados podríamos ser parte del departamento de recursos humanos de nuestra empresa y  es bueno conocer esa fecha así se puede saludar formal o informalmente al empleado. O la base de datos puede ser de clientes, que también es bueno saludarlo por su cumpleaños.

Click en la imagen para ver el video o en este link.

El artículo es simple, sin embargo si no estás familiarizado al uso de formulas en Excel, etc. Quizás no puedas lograrlo por ti mismo, es por eso que te vamos a mostrar cómo puedes hacerlo con formulas simples.

En la imagen de presentación más arriba vemos lo que sería nuestro “Dashboard”, “Menú” o ¨Página de Inicio” , dónde aparecerá la información y los enlaces de nuestro interés.

Vemos que aparecen los dos empleados que cumplen años en el día determinado por la fecha, en este caso “11 de diciembre”.

Listas de Personas  – Agenda:

En primer lugar vamos a empezar con nuestra base de datos, para este ejemplo utilizamos la “Agenda en Excel” que habíamos visto anteriormente en dónde tenemos nuestra lista de personas, empleados, clientes, alumnos, etc.

Por supuesto hay que tener una columna en la lista para la fecha de cumpleaños.

Formulas principales:

Para empezar tenemos nuestra base de datos como la imagen anterior, vemos que a la izquierda, la columna “A” tenemos vacía. En esta columna vamos a colocar nuestras formulas auxiliares.

En la primera celda que concuerda con el primer dato vamos a colocar la formula:

“=SI((DIA($G9)&MES($G9))=(DIA($D$2)&MES($D$2)),1,0)”

Lo que hace esta fórmula es utilizar un condicional, en este caso “SI” para comparar dos datos y de  acuerdo a eso efectuar una acción si son iguales u otra en caso contrario.

Como ven para el primer dato de la lista, si es verdadero es un 1 y si es falso 0.

Por otra parte lo que se compara no es más que la fecha de “hoy” con la fecha que aparece en la misma fila, es decir el cumpleaños del empleado. Lo único que hay que tener en cuenta, como lo que hacemos en realidad es comparar el número con el cual de Excel representa la fecha,  necesitamos números comparables  y esto lo hacemos mediante el día y el mes.

Ahora vamos a ver la formula de la celda siguiente que va a ser recurrente para las demás.

“=SI((DIA($G10)&MES($G10))=(DIA($D$2)&MES($D$2)),$A9+1,$A9)”

Al igual que la formula anterior usamos un condicional para comparar dos fechas, las mismas que en el caso anterior pero esta vez cambiamos el resultado del verdadero o falso.

En caso de que la formula sea verdadera le sumo un “1” al resultado anterior. En caso de que sea falsa  utilizo el mismo número anterior.

De este modo tenemos un número nuevo por cada coincidencia, si no hay nuevas coincidencias queda el mismo número hasta que encuentre otra.

Lo anterior es un recurso ya utilizado antes, por ejemplo en el “mini motor de búsquedas en Excel”.

Recordatorio de Cumpleaños

Ahora vamos a ver cómo aprovechar la información lograda.

“=SI(ESERROR(BUSCARV($D11,'Agenda de Empleados'!$A$9:$B$200,2,FALSO)),"",BUSCARV($D11,'Agenda de Empleados'!$A$9:$B$200,2,FALSO))”

Como ven en este caso tenemos una fórmula que parece muy larga y complicada y en la imagen se aprecia las celdas  o el rango que utilizamos para ella. Utilizamos hasta 7 datos posibles pero en realidad es poco probable que haya más de dos cumpleaños el mismo día a menos que sean una cantidad inmensa de empleados.

La formula es otra vez un condicional que analiza otra fórmula, si es verdadero hace algo y si es falso hace otra cosa. Esto se hace para que si da un error la formula pueda mostrar un espacio vacío o lo que quieran.

Luego la formula que analiza el error es un “buscarV”, este se hace en la matriz de datos. Busca que en la columna “A” haya coincidencias con uno de los 7 valores.

Es así de simple, en este caso, el del ejemplo, encuentra dos resultados. Dos personas que cumplen ese día.

En la imagen vemos los elementos que buscan las formulas vistas.

De una forma muy similar se podría hacer algo más interesante, por ejemplo en vez de mostrar los que cumplen en el día, mostrar los que cumplen en la semana.

Con todos los elementos vistos podemos construir una aplicación interesante. Esperamos que les sirvan y le gusten las ideas.

Pueden descargar algunos ejemplos (plantillas/templates) de la zona de Descargas. Si tienen alguna duda o consulta pueden hacerlo a través del formulario de contacto.

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¡Éxitos!

Keys:

·         Recordatorio o aviso de Cumpleaños en Excel

·         How to make birthday reminder in Excel.