Pasar datos de Excel a plantilla de Word con macro

El objetivo de este artículo es llevar, transportar o pasar información de Excel a una plantilla de Word mediante una macro. Una plantilla de Word se usa con documentos en que solo cambian parámetros preestablecidos, por ejemplo podemos tener una plantilla de una carta de agradecimiento en que solo cambia la fecha y a quién va dirigida. Eso es lo que la hace por un lado personalizada pero por otro permite generar documentación de contenido repetitivo.

A veces completar la plantilla, aunque es un documento semi-elaborado puede ser arduo ya que debemos escribir manualmente los datos. Podemos tener una lista de los datos en Excel  y esos datos los que voy cambiando en Word. Esa es la utilidad de esta mini aplicación como veremos.

El método que vamos a ver no es el único, se pueden utilizar otros pero es una opción.

En este artículo en particular suponemos que tenemos una plantilla de una especie de certificado, en dónde tenemos variables que van cambiando.

Click en la imagen para ver el video o en este link.

Plantilla en Word:

Como dijimos más arriba tenemos una plantilla de un certificado, en dónde podemos ver las variables. En este caso: Nombre Completo, Nombre de la Charla, Nombre de la Jornada, Nombre del Instituto, Nombre de Expositor, Nombre de Expositor, Fecha y año. Como ven para diferenciar completamente con el texto normal del documento se utilizan corchetes y no se dejan espacios.

Por otro lado tenemos en Excel la lista de variables que van a cambiar en la plantilla.

Datos en Excel:

En este caso se  puede suponer que es una lista de los asistentes a las jornadas. Como ven para individualizar a cada asistente se utiliza un numero. Esta hoja no contiene formulas, solo información en forma de lista.  También vemos un boton al que vincularemos con la macro para llevar automáticamente cada variable de un asistente al certificado. Por ejemplo en la figura el asistente n° 9. También pueden ver que esta sombreado toda la fila. Esto último se logra fácilmente con un formato condicional en e que con una formula le decimos que si el número que ven arriba a la izquierda con un número de la primera columna , toda esta se sombre. Es un truco simple.

Por otro lado agregamos un “spinbutton o Control de Número”. Es para no tener que entrar el número con el teclado.

Hoja auxiliar de Excel:

Para esta mini aplicación vamos a necesitar una hoja auxiliar con algunos datos.

Como vemos en la segunda columna tenemos las etiquetas o variables que son las mismas que vamos a reemplazar por los datos en la plantilla de Word.

En la primer columna mediante una fórmula que toma como dato el número que está en la hoja de datos “celda A1”, el número de asistente. Y muestra el dato correspondiente a ese asistente y a esa etiqueta.

La variable año se obtiene de aplicar la formula Año al dato de la fecha.

Por otro lado se necesita cierta información para la macro, los datos que están en la celda 3. Son los datos del número de variables, del nombre de la plantilla y de la ubicación del archivo.

Macro en Excel:

---------------------------------------INICIO CÓDIGO----------------------------------------

Sub toWord()

'Ubicación y nombre de la plantilla

'La ubicación está dada por la concatenación de los datos de dos celdas + la extensión del archivo de plantillas de Word.

wArch = Hoja1.Range("C3").Text & Hoja1.Range("C2").Text & ".dotx"

'Con la variable siguiente definimos que vamos a trabajar con un documento de Word.

Set objWord = CreateObject("Word.Application")

objWord.Visible = True

'Creamos un documento nuevo con la plantilla

objWord.documents.Add Template:=wArch, NewTemplate:=False, DocumentType:=0

'Utilizamos For para recorrer todas las variables de 1 al dato de la celda C1.

For i = 1 To Hoja1.Range("c1").Value 'celda dónde está la cuenta

datos = Hoja1.Range("B" & i).Text 'dónde están los datos

reemp = Hoja1.Range("A" & i).Text 'dónde están las etiquetas

     'utilizamos buscar y reemplazar de word

     With objWord.Selection.Find

            .Text = datos 'busca el texto de datos

            .Replacement.Text = reemp 'reemplaza por el texto

            .Execute Replace:=2 'la variable en dos es para reemplazar todos los valores

     End With

Next i

 objWord.Activate 'Activa el documento de word

End Sub

Si no comprenden de todo el código pueden investigar en internet, cada parte.

---------------------------------------FIN CÓDIGO----------------------------------------

Con todos los elementos vistos podemos construir una aplicación interesante. Esperamos que les sirvan y le gusten las ideas.

Pueden descargar algunos ejemplos (plantillas/templates) de la zona de Descargas. Si tienen alguna duda o consulta pueden hacerlo a través del formulario de contacto.

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¡Éxitos!

Keys:

·         Pasar datos de Excel a Word con macros VBA

·         Enviar datos de Excel a plantilla de Word con macro

·         Llevar datos de Excel  a plantilla de Word.

·         Enviar datos de Excel a Word

·         Send data from Excel to Word Template with macro