Impresión Múltiple en Excel con macro (Parte 1)

En esta entrada vamos a ver cómo pueden construir una macro que ayude a crear “impresiones múltiples en Excel” o también “impresiones automáticas en Excel”.

En muchas ocasiones tenemos bases de datos extensas que visualizamos mediante un formulario u otra planilla refiriéndonos a ellos por medio de un código. En particular nos referimos a aquellos casos en que luego de identificado el elemento deseamos imprimirlo. Generalmente hacemos varias impresiones de un rango determinado, este trabajo puede ser bastante tedioso si se trata de muchos elementos.

Como siempre voy a dar un ejemplo práctico. Para eso utilizo una planilla anterior con unas modificaciones, la planilla de “catalogo de imágenes en Excel” en la que teníamos una base de datos de productos. Haciendo unas modificaciones, tenemos una base de datos de clientes. A cada cliente se le entrega una credencial. Supongamos que dicha credencias tiene periodo de caducidad por lo que cada 6 meses hay que imprimir nuevas credenciales para nuestros clientes.

Como vemos tenemos un modelo de credencial,  tiene 4 campos, socio n°, teléfono, dirección y e-mail, para el ejemplo se utilizan estos campos básicos, puede tener otros campos. Además la credencial tiene incluida una foto del socio.

En este ejemplo en particular tenemos una base de datos de 3 socios pero pueden ser cientos. Si tenemos 100 socios, tendríamos que imprimir la credencial cambiando el núm. de socio, luego yendo a vista preliminar, luego a imprimir. Como ven sería algo demasiado, disculpen utilizar de nuevo la palabra,  tedioso. Para simplificar el trabajo y hacer que sea algo automático y sencillo, además de ahorrarnos tiempo, mientras imprime podemos hacer otra cosa, es que se hizo esta mini aplicación.

Tenemos un botón “imprimir” además se utilizan dos celdas para indicar desde que numero de socio a que numero de socio imprimir. Para este ejemplo utilizamos 4 cifras, es decir podríamos tener 9999 socios.

El botón imprimir tiene asociada una macro, dicha macro utiliza el método “PrintOut”. Este método tiene varios parámetros pero para esta oportunidad lo vamos a utilizar en su forma más simple.

 
El código a utilizar es el siguiente:

------------------------------------------------------------------------------------------------------

Sub imprimir()

' PabloFSix

' Excelminiapps.blogspot.com

    inicio = Range("D14").Value

    fin = Range("F14").Value

        For i = inicio To fin

            Range("C5").FormulaR1C1 = i

            ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=1

         Next

          Range("C5") = ""

End Sub

------------------------------------------------------------------------------------------------------

Comprensión del código:

·         Como ven se definen dos variables, una llamada “inicio” que hace referencia a la celda que contiene el numero de socio de inicio de la impresión y la otra llamada “fin” que hace referencia a la celda que contiene el numero de socio hasta el que deseamos imprimir.

·         Por otro lado se utiliza un “for-next” que hace la recurrencia o el bucle de impresión. Fíjense también que hace que el rango que contiene el número de socio se vaya actualizando antes de proceder a la impresión.

·         El método “PrintOUt” que se encuentra dentro del “for-next” tiene ese formato de definición y el único parámetro que se setea es el de número de copias, en este caso 1 por elemento, si deseamos que haga más copias por elemento, solo debemos cambiar por el número de copias que deseamos.

·         Luego al terminar el proceso volvemos a cero el campo “socio n°”.

Como ven es sencillo el procedimiento, lo más difícil fue hacer el modelo de credencial, hacer que se vea bien visualmente.

Ahora un detalle muy importante es el siguiente, como ven no se define de ninguna manera que impresora vamos a utilizar. Cuando es así el código interpreta que tiene que utilizar la impresora predeterminada, es decir la predeterminada por defecto o la impresora que se selecciono recientemente con el menú >> INICIO (botón de win) >> imprimir > seleccionar impresora. Lo hacemos así para simplificar la explicación.

Con este método y con lo dicho anteriormente hasta podríamos imprimir en PDF, con la salvedad que para imprimir en PDF deberíamos mostrarle manualmente donde guardar el archivo, cosa incomoda pero que veremos en la entrada siguiente como hacerlo.

Notas: Muy pronto se empezará una nueva sección tipo cursos de Excel. En los cursos se enseñará acerca de cómo crear elementos, formatos, trucos y demás acerca de las mini aplicaciones para aquellas personas que no están tan familiarizadas con los usos que se les da en las aplicaciones del blog.

Espero que les guste la idea. Éxitos!

Keys:

·         Impresión automática en Excel con macro

·         Impresión múltiple en Excel

·         Impresión en Excel con macro