Catálogo de imágenes en Excel sin macros

Continuando con la idea de la “base de datos de imágenes” de los post anteriores, les quería comentar como hacer una versión de lo mismo, o algo parecido sin macros.

Esta forma es práctica y sencilla, tiene el inconveniente que las imágenes se guardan dentro del archivo por lo que no podemos usar base de datos muy extensas ya que sería muy grande el archivo, y en Excel cuando un archivo es muy grande  a veces se corrompe, además  tarda mucho en procesar, se hace lento, etc. Por otro lado, hay que ubicar las imágenes en cada celda manualmente, creo que se podría hacer con una macro pero en fin.

Supongamos que tenemos una un tienda de, por decir algo, 20 productos y un formulario para mostrar en función del código introducido la imagen del producto al cual hacemos referencia, junto con su precio, descripción, etc.

La función que nos permite hacer el catalogo sin macros, es DESREF. Esta función hace referencia a una celda específica o a un rango de acuerdo a la referencia introducida. Esta función es un poco complicada de entender si no se la usa a menudo pero es muy útil en muchas ocasiones.

También utilizamos “Nombres” que son referencias a rangos de datos, es útil también cuando no deseamos tener una formula guardada en alguna celda. Mediante los nombres podemos relacionar rangos y formulas.

Los nombres utilizados para hacer el catalogo son:

Lista  = DESREF ('Base de datos'!$B$11;0;0;4;1)

-          Con esta formula guardamos los datos de la celda de códigos. En este caso como tengo cuatro datos, el alto es 4. Podemos hacer actualice automáticamente la cantidad de códigos utilizando un contar en la forma, para este caso, CONTAR ($B$11:$B$65536). La formula anterior iría en vez del 4 en la formula guardada en el nombre.

Imagen = DESREF('Base de datos'!$C$11;COINCIDIR('Base de datos'!$C$5;lista;0)-1;0;1;1)

-          En este caso la formula se refiere el valor que se encuentra en la celda en la cual coincide un valor de la Lista con el valor introducido en la celda C5. Al relacionar un objeto de imagen con el nombre Imagen, de acuerdo al valor que se encuentre en la celda C5, nos mostrará el “printscreen” de la celda a la cual se hace referencia. Es decir, saca una foto de lo que hay en la celda de referencia y lo muestra en el objeto de imagen.

Como vemos es una forma mus astuta de hacer un catalogo de imágenes, o una bese de datos de imágenes con formulario de búsqueda.

Como dije anteriormente, es un poco incomodo tener que incrustar en cada celda una imagen, además todas las imágenes convendría que sean del mismo tamaño. También hay que tratar que la imagen ocupe todo el espacio de la celda. Se podría hacer una macro para acomodar automáticamente la imagen al lugar que corresponda pero de nuevo entraríamos en el tema de Macros y VBA que es lo que tratamos de evitar para este ejemplo.

Para finalizar con el post tengo que decir una vez mas demostramos que las posibilidades que ofrece Excel como herramienta son muy útiles y variadas.

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