Monitor de Cocina en Excel

En este artículo seguimos agregando funcionalidad a nuestro  “Gestor de Bares y Restos”. La idea es agregar un Monitor de Cocina que sirve para reflejar los pedidos de caja en la cocina y de esta manera nos permite acelerar la gestión de pedidos.

La gestión de pedidos comprende ingresar el producto, mediante caja, y seguirlo para ver si se están preparados, si están terminado, etc.  Cuando el plato está listo se puede dar la señal al mozo para que puede servir, etc. Esto nos da una herramienta de gestión ágil y dinámica para nuestro emprendimiento.

Es importante comentar que para poder implementar esta aplicación son necesarias al menos dos computadoras, una en la cocina y otra en la caja, en RED cableada o inalámbrica. Dentro de dicha red necesitamos una carpeta compartida en las que ambas computadoras tengan acceso. La computadora de la caja  y de la cocina pueden ser de escritorio pero recomendamos utilizar un monitor de mayor tamaño para la computadora de la cocina así si hay varias personas trabajando pueden ver claramente los pedidos.

 Vamos a analizar cómo construir esta aplicación que a primera vista parece compleja pero realmente es bastante simple con los conocimientos que ya hemos estado viendo. A simple vista tiene forma de software o programa más avanzado pero verán  que queda bastante profesional. Y los elementos estéticos y visuales son similares a los productos comerciales que pueden encontrar.

Click en la imagen para ver el video o en este link.

En internet podemos encontrar que se venden miles de estas aplicaciones. El contenido básico es el mismo y no son tan complejas. Para que comprarlo si lo pueden hacer Uds. mismos, además le pueden dar la estética y configuración que les quedé más cómodo. Generalmente las aplicaciones vienen cerradas, poco versátiles y flexibles. Pueden jugar con los elementos hasta conseguir lo que les guste, al terminar será una creación propia con más valor que cualquiera que puedan comprar.

Para empezar vamos a ver qué elementos podemos incluir en la aplicación. Se listan los elementos ya vistos y se agrega uno nuevo. Recuerden que pueden agregarle los que consideren necesarios:

·         Mesas, disponibilidad.

·         Disposición de mesas, de la barra y del parking.

·         Estado de las mesas: libre, ocupado, pagado.

·         Camareros o meseros.

·         Lista de clientes.

·         Lista de pedidos.

·         Lista de platos o artículos disponibles.

·         Familias de artículos, por ejemplo bebidas y platos.

·         Caja, pagar, cobrar, etc.

·         Recuento de caja o arqueo, abrir y cerrar caja.

·         Imprimir cuenta.

·         Estadísticas.

·         Informes, imprimir informe.

·         Monitor de Cocina

Estos elementos ya se habían visto en el artículo anterior.  Vemos también que es algo más complejo en el sentido que tiene mayor funcionalidad, no es más complicado crearlo.

Proceso:

·         Caja o cuadro de control

En el artículo anterior ya habíamos visto cómo poder construir el cuadro de control de nuestro gestor. Se le agrega un par de elementos para poder adaptarlo con el nuevo sistema, el monitor para la cocina.

Como se ve, a la derecha de la lista de pedidos se utiliza una columna auxiliar para mostrar el estado del pedido. En este caso utilizamos 3 estados, pedido, en preparación y ok. Además en la zona de abajo a la derecha tenemos otros datos y un botón de comando. Este último se utilizará para actualizar los pedidos en el monitor de cocina cuando se encuentre desactualizado. Si se ingreso un pedido y no esta actualizado en el monitor, la columna a la derecha nos mostraría “actualizar”.

La macro que está asociada al botón “actualizar cocina” actualiza el filtro que utilizamos en el monitor de cocina, que veremos más abajo.

Para poder utilizar formulas para comparar los datos que se muestran en el monitor y los que están en la lista de pedidos, la macro también actualiza el número que se ve a la derecha del botón que es el número de pedidos actual. Como este número al ejecutar la macro queda fijo, podemos utilizar una fórmula para compararlo con lo actual. Si son diferentes los números es que están desactualizados los datos.

La macro del botón para actualizar, que trabaja sobre la hoja “cocina” y que actualiza los filtros tiene esta forma, se muestra lo que contiene pero como es una macro no hay necesidad de recordar para nada el código:

Sub cocina()

' cocina Macro

    Application.ScreenUpdating = False

    Sheets("cocina").Select

    ActiveSheet.Range("$B$7:$G$151").AutoFilter Field:=3, Criteria1:=">0", _

        Operator:=xlAnd

    Sheets("main").Select

    Range("L158").FormulaR1C1 = Sheets("cocina").Range("D5").Value

    ActiveWorkbook.Save ‘guarda y actualiza la información

End Sub

·         Monitor de Cocina

El monitor de cocina es básicamente una lista de todas las mesas, parecido a lo que habías utilizado en la lista de pedidos pero con un filtro en el cual se ven solo los elementos que a nosotros nos interesan, es decir los pedidos.

El filtro que utilizamos está en la columna cantidad y filtra los elementos “mayores que cero” tal lo que se puede ver en el código de la macro.

A esta nueva hoja se le da, como ven, otro formato más amigable para que se pueda ver los pedidos y como ven son los mismos datos pero con una columna adicional de “Estado”.

Cuando se introduzca un nuevo pedido en la planilla de pedidos, se actualiza la cantidad en esta hoja pero no así el “filtro”, es decir, el dato está presente pero no se ve. Es por eso que en la hoja “main” debemos actualizarlo de alguna manera para reflejar los cambios en la cocina. Eso se hace con la macro asociada al botón ya explicado.

En la columna estado, se hace una validación de datos para que solo puedan tomar tres valores, vacío que significa que se hizo el pedido,  “en preparación” que significa que se empezaron a preparar los platos y “ok” cuando están listos. Se supone que si una meza hace un pedido de más de 1 unidad, cuando se empieza a preparar se preparan todas las unidades solicitas ya que el mozo sirve la mesa como conjunto y no como unidad.

En la caja lo que vemos es la actualización de los datos que figuran en la columna “Estado” justamente para informar al “administrador” el estado de pedidos.

Obviamente este pantalla la verían el equipo que se encuentra en la cocina, aunque también pueden ver las demás hojas pero no son de interés para ellos.

·         Libro Compartido y Red.

Hasta ahora habíamos visto los elementos de trabajo pero nos falta algo muy importante para lograr el objetivo de esta aplicación.

Esta aplicación supone que hay dos computadoras, una en la cocina con su monitor y una para el administrador en la caja. También se supone que hay entre ambas una interacción mediante una Red Lan o Inalámbrica. Si esto es verdad, se puede crear una carpeta compartida en las que ambas computadoras tienen acceso de lectura escritura. No es necesario tanto detalles acerca de la Red ya que no es un artículo de sistemas sino de Excel pero son necesarios estos elementos.

En forma esquemática nuestra red, suponiendo que es inalámbrica podría ser:

Una vez que tenemos los elementos anteriores y creamos nuestra carpeta compartida, dentro de esta carpeta se ubicara nuestro gestor de bares y restos. Es decir que estará disponible para ambas máquinas.

Ahora, para que puedan ser vista y modificada la aplicación por ambas computadoras es necesario hacer una configuración dentro del libro.

Primera configuración:

Ir  a la pestaña REVISAR, luego a COMPARTIR LIBRO. Por último tildamos la opción, “Permitir modificación de varios usuarios a la vez”, como muestra la imagen siguiente:

Luego de tildar esta opción podemos ver la otra solapa o pestaña dentro de esta ventana, en la cual debemos hacer la configuración de acuerdo a lo imagen:

Esta configuración es importante ya que nos permite decidir cómo se actualizara la información. En este caso la principal opción que debemos configurar en qué momento se actualiza los datos modificados de una computadora para que los pueda ver la otra. Elegimos “Al guardar el archivo”, es significa que para que el otro usuario pueda ver la información actualizada debemos guardar el archivo. Para eso podemos utilizar un botón que se llame actualizar en el caso de la hoja “cocina” para la hoja “main” podemos agregar el código para guardar cuando utilizamos el botón “actualizar pedido”.

Es importante aclarar que la configuración “Al guardar el archivo” cumple dos funciones:

·         Guardar la información en el libro, por lo cual cuando otro usuario actualice el libro pueda ver la información más reciente o actual.

·         Actualizar la información, para que podamos ver la información actualizada que se ha guardado por otro usuario.

Lo anterior parece ambiguo pero es así, la acción guardar ejecuta dos procesos, guardar y actualizar la información.

Para no tener que hacer la actualización manual es posible utilizar un código VBA pero eso complicaría un tanto las cosas, suponiendo que no sabes utilizar código y solo macros. Actualizar los datos automáticamente tiene la ventaja de ayudarnos si en algunos casos olvidamos actualizar la info con el botón y esto a la vez puede generar problemas con los pedidos.

Con todos los elementos vistos podemos construir una aplicación interesante para gestionar nos bares y restos, u otra cosa.  Se intento explicar todos los elementos de la aplicación y cómo interactúan de una manera un tanto resumida ya que de otra manera se vuelve algo muy largo y poco llevadero. Esperamos que les sirvan las ideas.

Pueden descargar algunos ejemplos (plantillas/templates) de la zona de Descargas. Si tienen alguna duda o consulta pueden hacerlo a través del formulario de contacto.

Les recomendamos que sigan el blog por alguno de los medios, mail o por redes sociales, para recibir las actualizaciones y novedades.

Espero que les haya gustado la idea, nos vemos la próxima.

¡Éxitos!

Keys:

·         Gestión de Bares, Restos, Restoranes o Restaurantes.

·         Administración de Bares, Restos, Restoranes o Restaurantes.

·         Gestión de mesas, administración de mesas en bares y restaurantes.

·         Descargar Gratis Gestión Bares y Restaurantes.

·         Monitor de cocina en Excel.

·         Programa para Gestión de Bares y Restaurantes.