En este post vamos a ver cómo podemos crear un cronograma básico en Excel usando gráficos, también llamado “Gantt Chart template”.
Un cronograma se gráfica con barras que representan las actividades de un proyecto, estas actividades tienen un principio un fin, además pueden tener asignada recursos. Las actividades están ordenadas según un orden de suceso y están relacionadas de alguna manera, las relaciones más vistas son las de fin-comienzo o comienzo-comienzo. La primera refiere a que de estar terminada la actividad predecesora para comenzar la siguiente y la segunda es que para que comience una actividad debe comenzar la predecesora.
Otra cosa importante en los proyectos es poder hacer el seguimiento de las actividades, una vez planificado y programado se confecciona el cronograma, y luego se hace el seguimiento y control.
Hay dos formas de hacer un cronograma en Excel, vamos a ver una de ellas que es con un gráfico de barras horizontal y la otra es simplemente usando celdas. En este post vamos a ver lo primero.
Click en la imagen para ver el video o en este link.
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Proceso
Para el ejemplo de la figura anterior, podemos ver la tabla que da origen al gráfico. Es una lista de actividades dónde cada actividad tiene un inicio y una duración. Son las primeras dos cosas que necesitamos. Las actividades tienen relación pero las fechas las establecemos manualmente.
Una vez que tenemos la tabla anterior podemos empezar con el gráfico.
Primer paso
Posicionamos el cursor en una celda fuera del área de la tabla. Vamos a Insertar >> Gráfico >> Barras Acumuladas Horizontales.
Luego aparece el gráfico en blanco, con click derecho seleccionamos los datos
Ahora debemos agregar los datos, primero elegimos “agregar” y nos aparece una ventana donde elegimos la serie de datos. En esta primera instancia seleccionamos como título “Comienzo” y seleccionamos los datos debajo el titulo.
Luego agregamos otra serie de datos que se llama “Duración” y elegimos los datos de las duraciones.
Como vemos nos aparece invertido el orden de las actividades, por lo que debemos corregirlos. Además vemos que las barras de color morado es lo que necesitamos, una barra delimitada por la fecha de inicio de la actividad y la fecha de fin. A barra de color azul la tendremos que ocultar ya que no nos interesa.
Hacemos click derecho en la imagen sobre el eje “y” del gráfico y elegimos “dar formato al eje. Luego tildamos la casilla “mostrar datos en orden inverso” y “el eje horizontal cruza en la categoría máxima como vemos en la figura.
El gráfico está casi listo, falta un paso. Es ocultar las barras azules. Para eso sobre dichas barras hacemos doble click, vamos a “dar formato a la serie de datos” y elegimos “sin color de relleno”
Ya casi está listo, solo quitamos las leyendas. Estiramos un poco el gráfico. Y por último otra vez “en dar formato al eje x” elegimos un valor mínimo para la serie de datos. El valor mínimo debería ser la fecha de la primera actividad. Le sacamos el formato fecha y nos muestra un número con esta forma “41306”. Ese es el número que utilizamos.
Entonces obtenemos el modelo del cronograma terminado.
En entradas posteriores seguiremos agregando funcionalidad a nuestro cronograma básico.
Próximamente se va a colgar el archivo de ejemplo en la zona de Descargas. Si tienen alguna duda o consulta pueden hacerlo a través del formulario de contacto.
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¡Éxitos!
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